Un manual de procedimiento es un documento en el que se explica de manera detallada el método a seguir en cada departamento de una organización. En el texto se indica a grandes rasgos qué hacer en algunas situaciones determinadas y cómo deben actuar las personas involucradas en el proceso.
Un manual de procedimiento debe explicar cada actividad que se le realiza en una organización, incluyendo el número de personas aproximado que deben dedicarse a ellas y el compromiso de cada una de ellas con la organización y su área de trabajo.
Gracias al manual de procedimiento, cada trabajador que compone el área de una empresa, puede conocer cuál es su labor y también podrá saber cuál es la labor de sus compañeros, de esta manera se podrán optimizar los recursos y el tiempo de trabajo.
El manual de procedimiento también nos sirve para localizar fácilmente en que parte del proceso se trabaja peor, estudiar las consecuencias y elaborar un plan de acción para poder mejorar en el futuro.
Un buen manual de procedimiento nos servirá para que cuándo se incorpora un nuevo empleado a nuestro departamento, no sea necesario que otra persona esté constantemente con él para enseñarle el trabajo, bastaría con que revisara de vez en cuando su tarea para comprobar que está siguiendo las indicaciones del procedimiento.
Ejemplo de las fases en la elaboración de un manual de procedimientos
1. Presentación: en esta parte se definirá el contenido de nuestro manual. Estableceremos cuales son las actividades de cada departamento o sección delimitando quienes son los encargados de que cada tarea se realice de manera correcta.
2. Descripción de cada sección: en esta parte entraremos detalladamente en las funciones de cada miembro del departamento por lo que es necesario que recojamos toda la información posible que nos ayude a describir las labores de cada persona.
3. Representación gráfica: en esta parte lo que haremos será elaborar un diagrama de flujo de la manera más detallada posible en el que quede reflejada cada actividad cronológicamente para que conozcamos cual es el inicio y el final del proceso y donde habría que reiniciar la actividad si algo falla.
4. Información e implantación: lo último que tenemos que hacer, pero no por ello menos importante, es notificar el procedimiento a todos y cada uno de las personas incluidas en nuestro manual, si esta labor no se realiza de manera cuidadosa, los anteriores puntos no habrán servido de nada. Una vez hayamos informado del manual llegará el momento de instaurarlo en cada área de la empresa.
